De afgelopen weken zijn diverse media-uitingen over jullie uitgestort inzake de nieuwe privacywetgeving, die per 25 mei 2018 in heel Europa gelijktijdig van kracht is geworden. Ook AV’56 moest eraan geloven. Ook wij hebben daarom officieel moeten vastleggen, hoe de vereniging met persoonsgegevens omgaat.

De nieuwe, Europese privacywetgeving (in ons land bekend onder de naam Algemene Verordening Persoonsgegevens, AVG) is opgesteld onder druk van de mogelijkheden die de ‘digitale samenleving’ tegenwoordig biedt. Misbruik ligt op de loer. Een van die risico’s is de handel in persoonsgegevens. Onder meer dááraan wil de EU paal en perk stellen. Vandaar de nieuwe wetgeving.

Kort gezegd komen de nieuwe EU-regels erop neer, dat bedrijven en organisaties (w.o. verenigingen) moeten vastleggen en bekendmaken, hoe ze omgaan met beschikbare persoonsgegevens van werknemers, leden, etc. Ze moeten daarover openheid van zaken geven. Een particulier persoon heeft bijv. te allen tijde het recht om inzage te vragen in zijn vastgelegde persoonsgegevens.

Als je wilt weten, welke gegevens wij van onze leden hebben en wat we ermee doen (en vooral: niet doen), dan is het zinvol om de door AV’56 gehanteerde privacyverklaring door te nemen. Daarin staan die gegevens in algemene zin omschreven: https://www.av56.nl/artikel/organisatie/privacyverklaring-en-avg.


Ledenlijsten sterker afgeschermd

Bij AV’56 is het aantal mensen dat toegang heeft tot bijv. de ledenlijsten, sinds 25 mei jl. sterk verminderd. Verder wordt tegenwoordig gewerkt met ‘deel-ledenlijsten’. Zo krijgen jeugdtrainers alleen lijsten met ‘hun’ jeugdleden. Ook andere trainers krijgen vanaf nu slechts een beperkte ledenlijst. Die lijsten worden elke maand bijgewerkt door de ledenadministratrice. Die heeft trouwens veel werk gehad aan het uitsplitsen van de integrale ledenlijst in deel-ledenlijsten, als uitvloeisel van de nieuwe AVG.

In de privacyverklaring van AV’56 staat ook vermeld, dat er op onze site bij wedstrijdverslagen onverminderd foto’s geplaatst zullen worden, maar dat een lid mag vragen om een geplaatste foto te verwijderen (dat recht bestond uiteraard altijd al bij AV’56). Nieuw is, dat   -sedert de AVG-vankrachtwording-    een nieuw lid op zijn aanmeldformulier kan aangeven, dat hij/zij niet gefotografeerd wil worden tijdens wedstrijden of andere gebeurtenissen binnen de vereniging. In de praktijk is dat moeilijk uitvoerbaar, maar we moeten op grond van de AVG zo veel mogelijk rekening houden met die wens.


Trainers uitgebreid geïnformeerd

Trainers en andere vrijwilligers zijn onlangs uitgebreid geïnformeerd door het bestuur over de nieuwe wet en de naleving ervan. Ieder kreeg op het hart gedrukt om digitale persoonsgegevens uitsluitend op te slaan achter een persoonlijke gebruikersnaam plus wachtwoord. Die gebruikersnamen en wachtwoorden dienen minimaal eenmaal per jaar vervangen te worden. Opgeslagen gegevens mogen in beginsel niet meegenomen worden naar het buitenland, zeker niet naar landen buiten de EU.

Verder is aan de trainers dringend gevraagd, om zéér zorgvuldig te zijn met het plaatsen op de (eigen) sociale media van foto’s inzake trainingen, wedstrijd en sociale activiteiten, waarop leden te zien zijn. Als iemand bezwaar maakt: foto direct verwijderen.

Op deze wijze probeert onze vereniging te voldoen aan de nieuwe wetgeving, en de privacy van leden en vrijwilligers te waarborgen. Lees vooral ook de bovengenoemde privacyverklaring van onze vereniging: https://www.av56.nl/artikel/organisatie/privacyverklaring-en-avg .

 

FOTO: Het logo van de nieuwe privacywetgeving van de EU.

 

Share this post