Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit houdt (o.a.) in dat u het recht heeft om te weten welke gegevens ik van u heb, wat ik daar mee doe, hoe ik deze beveilig en tevens kunt u een verzoek indienen om deze gegevens te wijzigen of verwijderen.

Door middel van deze privacyverklaring hopen ik u duidelijkheid te geven over bovenstaande punten. Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met mij opnemen. Ik zal uw vraag binnen 2 weken beantwoorden.

Atletiekvereniging AV'56

AV'56 is een vereniging die ruimte biedt aan alle vormen van atletiek en Nordic Walking.

Persoonsgegevens waarover wij beschikken

AV'56 verzamelt van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens.

Deze gegevens worden bewaard in een online administratieprogramma (All United) wat beveiligd is met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens waarover wij beschikken zijn:

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Type lid (wedstrijdlid, recreant, wandel, overig)
• Lidnummer AV'56
• Licentienummer Atletiekunie
• Ingangsdatum lidmaatschap
• Bankrekeningnummer (i.v.m. contributiebetaling)

Daarnaast beschikken wij nog over persoonsgegevens van sponsoren van de vereniging en/of evenementen. Het gaat hier om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam contactpersoon (indien bekend)
• Bedrijfsnaam
• Adres bedrijf
• Postcode bedrijf
• Vestigingsplaats bedrijf
• Telefoonnummer bedrijf
• Emailadres bedrijf
• Bankrekeningnummer bedrijf

Waar gebruiken wij deze gegevens voor

De gegevens in ons ledenadministratieprogramma worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenadministratie, het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere atletiek gerelateerde activiteiten en het uitbetalen van vergoedingen.

De gegevens van sponsoren worden gebruikt voor het opstellen van sponsorovereenkomsten en de afhandeling van de hierin opgenomen betalingsverplichtingen.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens

Slechts enkele personen hebben toegang tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma. Dit zijn:

• Ledenadministrateur
• Penningmeester
• Secretaris

Daarnaast zijn er binnen de vereniging diverse personen met "inzagerecht". Zij kunnen de persoonsgegevens dus wel inzien, maar niet aanpassen of verwijderen. Het gaat hier om de volgende personen:

• Hoofdtrainers
• Voorzitter jeugdcommissie
• Jeugdcoördinator
• Contactpersoon ranglijstcommissie
• Vrijwilligerscoördinator

De personen die toegang hebben tot (specifieke delen van) de ledenadministratie zijn bij het bestuur en de ledenadministratie bekend. Indien een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon wordt de toegang tot de data herzien.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens

AV'56 bewaart deze gegevens zolang er een overeenkomst is tussen de desbetreffende personen (leden, sponsoren, trainers en vrijwilligers) en de vereniging. Daarna worden de gegevens verwijderd uit het administratiesysteem, waarbij opgemerkt dient te worden dat uitsluitend mogelijk is wanneer dit niet in strijd is met wettelijk vastgelegde (fiscale) bewaarplicht.

Bescherming van uw gegevens

Zoals hierboven omschreven worden uw gegevens digitaal bewaard in een online administratiesysteem. Alle beschreven gebruikers beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, welke wordt verwijderd zodra deze gebruiker op grond van wijziging of beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens.

Alle papieren gegevens die worden verzameld tijdens de inschrijfprocedure voor het lidmaatschap of het tot stand komen van de sponsorovereenkomst worden nadat zij digitaal zijn verwerkt vernietigd.

Gegevens delen met derden

AV'56 speelt nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden persoonsgegevens door aan externe (commerciële) partijen.

Indien u als lid heeft aangegeven wedstrijd lid te willen worden, zijn uw gewone persoonsgegevens bekend bij de Atletiekunie.

Indien u als lid heeft aangegeven wandellid te willen worden, zijn uw gewone persoonsgegevens bekend bij de Wandelbond.

Website

Deze website slaat geen persoonsgegevens of andere privacygevoelige informatie op.

Cookies

Deze website zelf maakt geen gebruik van Cookies. Wel maken wij gebruik van de diensten van Google Analytics (statistiekenprogramma). Google Analytics plaatst daarvoor een cookie op uw computer, aan de hand waarvan uw gebruik van de website wordt geregistreerd. De verkregen gegevens worden vervolgens door Google geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt. Op deze wijze krijgen wij inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt en kunnen we waar nodig aanpassingen doorvoeren.

Google kan deze gegevens aan derden verstrekken indien zij daartoe wettelijk gehouden is en/of indien derden de gegevens namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Statistieken

Deze website houdt wel statistieken bij, maar deze bevatten geen privacy-gevoelige informatie. Het enige wat wordt opgeslagen is:

• Bezoekersaantallen
• Land van herkomst
• Hostingprovider (bijvoorbeeld Zeelandnet)
• Bezochte pagina's van onze website
• Tijdstip van het bezoek

Geen van bovenstaande gegevens kan door ons aan u als persoon worden gekoppeld, omdat de website geen IP-adressen opslaat en u op deze website geen persoonlijke gegevens hoeft in te vullen.

Webformulieren

Indien u gebruik maakt van het contactformulier of inschrijfformulier op deze website beschikken wij over de persoonsgegevens die u op dit formulier invult. Deze gegevens kunnen tijdens het invullen niet worden onderschept door anderen, omdat deze site gebruik maakt van een SSL-Certificaat en het HTTPS-protocol. Uiteraard zijn deze gegevens na verzending wel bij ons bekend, maar wij benadrukken dat we deze gegevens nooit delen met andere partijen en dat we ze zelf ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals het ongevraagd versturen van e-mailings of andere reclameboodschappen.

Het door u ingevulde formulier komt bij ons als e-mail binnen. Nadat wij uw vraag of inschrijving hebben beantwoord wordt deze e-mail door ons verwijderd. 

Uitslagen en foto’s

Op onze website plaatsen wij regelmatig uitslagen van wedstrijden. In deze uitslagen worden de namen en woonplaats of vereniging van de deelnemers getoond.

Mocht u uw naam verwijderd willen hebben van een uitslagen- of ranglijst, dan kunt u dit aangeven via [email protected], [email protected] of [email protected].

Tevens worden er tijdens wedstrijden en evenementen foto’s gemaakt, welke worden getoond in de fotoalbums op onze website. M.i.v. 25 mei 2018 wordt bij de inschrijving gevraagd of u akkoord gaat met de plaatsing van foto’s waarop u zichtbaar bent op onze website. Indien u heeft aangegeven dat u hier niet mee akkoord gaat zullen wij hier zoveel mogelijk rekening mee houden.

Bij grote groepen mensen (atleten/toeschouwers) is het soms moeilijk om dit te controleren. Mocht u zien dat wij ondanks uw bezwaar toch een afbeelding hebben geplaatst waarop u herkenbaar bent dan kunt u dit aangeven via [email protected] of [email protected]. Wij zullen de desbetreffende foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar [email protected] of [email protected]. Wij zullen uw verzoek binnen 2 weken in behandeling nemen.